Una cartella pubblica in Exchange è un oggetto che permette l’accesso ad elementi di tipo diverso (posta, calendario, contatti) potenzialmente a tutti i componenti del gruppo di lavoro di Exchange. Risulta essere possibile consentire diversi livelli di accesso agli utenti Exchange.

In quei casi in cui è necessario che diversi utenti possano vedere i messaggi di posta che arrivano ad una singola casella di posta elettronica, si può creare una lista di distribuzione che permetta la ricezione della posta inviata ad un determinato indirizzo ai componenti della lista stessa. Ciò è una buona soluzione, ma non permette di tenere traccia di eventuali risposte alla richiesta stessa, col rischio che vengano date più risposte alla stessa richiesta.

La soluzione a questo problema è quella di creare una cartella pubblica che contenga elementi di tipo Posta e fare in modo che agisca come una normale casella di posta elettronica. Per prima cosa, bisogna assegnare da Outlook i permessi appropriati sulla cartella pubblica: scegliere gli utenti che potranno visualizzare ed operare sulla cartella pubblica, e assegnare loro i privilegi appropriati, quindi, bisogna assegnare all’utente “Anonimo” il ruolo di “Consulente”, magari disabilitando per quell’utente la visualizzione della cartella (cosa non obbligatoria ma consigliata), altrimenti le email non verranno scritte nella cartella pubblica ed il mittente si vedrà recapitare un errore. Fatto questo, bisogna accedere alla console System Manager sul server Exchange, andare nella cartella Folders e cliccare col tasto destro sulla cartella pubblica, quindi andare su All Tasks e scegliere la voce “Mail Enable”, in modo da abilitare la cartella alla ricezione di posta elettronica.

La cosa interessante è la possibilità di rispondere al mittente (come nei normali servizi di posta elettronica), ma soprattutto di poter rispondere al messaggio direttamente nella cartella pubblica, in modo tale che quando una persona risponde al messaggio, possa poi indicare nella cartella pubblica d’aver risposto al messaggio e secondo quale modalità, facilitando la condivisione delle informazioni. Purtroppo non sono riuscito a fare in modo che quando si risponde al mittente, la risposta finisca anche direttamente nella cartella pubblica, è possibile farlo non rispondendo al mittente ma facendo un nuovo inserimento nella cartella pubblica, anche se per fortuna il nuovo inserimento altro non è che una sorta di risposta al messaggio di posta elettronica ricevuto dall’esterno. Impostando poi la visualizzazione con raggruppamento per Conversazione, è possibile tenere una traccia piuttosto precisa corrispondenza “storica” della nostra casella di posta, cosa molto utile in un team.